Gestión del tiempo con «Time Blocking»

La Gestión del Tiempo es algo que todos deberíamos mejorar para conseguir aumentar nuestra productividad y con ella, los resultados.

Gestión del Tiempo

La productividad de cada persona va ligada directamente a una correcta gestión del tiempo.

Seguramente habrás escuchado mucho hablar de la gestión del tiempo, la productividad y este tipo de cosas.

En internet puedes encontrar muchísima información al respecto, pero en este post pretendo hacer un acercamiento un poco más práctico de forma que puedas aplicar las herramientas y técnicas correctas para tu dia a dia.

Empezaré hablando del concepto de cosas importantes y cosas urgentes.

Esto que parece algo tan obvio, el 95% de los casos se ignora y las personas tendemos a confundirlo y mezclarlo todo.

De hecho, en muchas ocasiones, me sorprende ver a algunos de mis clientes empleando, por no decir tirando su tiempo, en cosas que no son importantes ni urgentes, que por tanto no le van a producir ningún resultado inmediato y que son cosas que podría delegar, posponer o incluso no hacerlas nunca.

La mayoría de las veces es un problema de planificación, pero los casos mas graves de baja productividad se dan cuando lo persona “No se da cuenta” de que no lo está haciendo bien.

El Cuadrante de la Gestión del Tiempo

Cuadrante gestión del tiempo

Bien, pues como decía, tenemos que diferenciar entre las cosas importantes y Urgentes y las cosas que no lo son.

Las cosas importantes son aquellas que resultan imprescindible para nuestro negocio.

Para detectar que algo es verdaderamente importante puedes preguntarte:

¿Sin esto, puedo seguir adelante? ¿Me resulta imprescindible tenerlo o hacerlo?

Por ejemplo: Se ha roto el rotulo de tu negocio….

Tu negocio seguirá abierto, pero es algo que debes arreglar pronto, ya que la imagen de tu negocio se verá deteriorada.

Algo no importante, puede ser por ejemplo, reorganizar el almacén u ordenar los papeles de tu oficina.

Tu negocio puede seguir adelante y es algo que no tienes porqué hacer de inmediato

Por otro lado tienes las cosas Urgentes.
Son esos asunto que requieren de una solución rápida ya que como su propio nombre indica, es urgente.

Por ejemplo, el caso de que tengas una tienda online y que de pronto haya dejado de funcionar…

Tambien tienes las cosas no urgentes como puede ser buscar nuevos proveedores o productos, cambiar el aspecto de tu web…

El problema surje cuando se mezclan todos los puntos…

Lo importante, lo no importante, lo urgente y lo no urgente.

Gestión del Tiempo paso a paso

Por un lado tenemos las cosas Importantes y Urgentes:

Estas cosas deben tener prioridad total y absoluta.

Es decir, tienes que dejar TODO lo que estés haciendo para prestarle atención a este asunto.

Es el caso de la tienda online que ha dejado de funcionar… (desarrollar un poco mas…)

Si tienes asuntos en este cuadrante, tienes que TOMAR ACCIÓN de forma inmediata y darle prioridad absoluta.

Por otro lado tenemos las cosas Urgentes pero No Importantes….

Son urgentes porque hay que solucionarlas, pero no son importantes porque tu negocio puede seguir funcionando sin ella.

Por ejemplo: Se va la luz en tu oficina o deja de funcionar el WIFI….

Normalmente suelen tratarse de cosas que puedes DELEGAR… No emplees tu tiempo en intentar solucionarlo tu mismo…

Aquí es donde se encuentra el principal problema de la baja productividad.

Vamos apagando fuegos…

Tambien nos encontramos con las cosas Importantes pero No Urgentes.

Mucho cuidado, porque en este punto se encuentran los Grandes Olvidados!

Son esas cosas imprescindibles para nuestro negocio, pero que no requieren de una Acción inmediata.

Como por ejemplo, hacer un curso de algo o preparar un proyecto importante.

Los asuntos que tengamos en este punto, son los que tienes que PLANIFICAR.

Y por último tenemos las cosas no importantes ni urgentes.

Son asuntos de los que nos tenemos que ocupar cuando no tengamos otra cosa que hacer… es decir, prácticamente nunca.

Son cosas que tenemos que procrastinar o eliminarlas de nuestra lista directamente.

Lógicamente, el papel lo aguanta todo y habrá cosas que no son tan blanco o negro.

Identificar y Planificar

Mas bien se trata de identificar los asuntos en sus diferentes niveles de urgencia e importancia y actuar en consecuencia; tomando acción inmediata, Planificando, Delegando o Procrastinando tal y como hemos visto antes..

Ten en cuenta que la tendencia siempre será que todo se convierta en Urgente e Importante pero eso suele ocurrir por una mala gestión de nuestro tiempo.

En realidad las cosas que son importantes y urgentes pertenecen a un periodo de CRISIS.

Eso es un síntoma de que no hemos hecho bien las cosas. Las CAUSAS de estas Crisis suelen estar provocadas por las cosas que no son importantes y que no hemos sabido gestionar correctamente.

La gran solución a estas crisis, es prestar mucha atención a las cosas NO urgentes pero importantes. En ese punto está la clave.

No es posible que todo lo que tengamos que hacer a lo largo del día sea Importante y Urgente…. Eso es que algo no estás haciendo bien.

Entonces, ¿Cómo gestionar bien tu tiempo?

Lo primero que debes grabarte a fuego en que “Tu debes controlar el dia (y no el dia a ti)”

Veo constantemente a personas que van por la vida “como pollo sin cabeza”.

Eso es que están muy ocupados pero en cosas nada productivas..

Al final del dia tienes la sensación de haber hecho muchas cosas, pero que no te “ha cundido el dia”… es decir mucho ocupación pero poca producción.

Eso es como decir que no tienes tiempo de hacer cosas importantes porque lo urgente no te deja…

Lo que decíamos antes cuando hablamos de que en las cosas urgentes pero no Importantes es donde tendremos el gran problema de nuestra baja productividad.. Por tanto, ojo con ese cuadrante.

El primer paso, es darte cuenta de lo que no estás haciendo bien…

Lo que hablamos en el programa de los hábitos….pasar de la incompetencia inconsciente a la incompetencia consciente.

Si no sabes que algo pasa, es imposible ponerle remedio.

Cuando ya sabes que tienes un problema de productividad, tienes que poner en marcha un nuevo plan de gestión de tu tiempo.

El tiempo es el recurso más valioso que tienes. No puedes comprar tiempo y tienes el que tienes… Además, todo el mundo está en igualdad de condiciones en ese sentido, es decir, todos tenemos 24 horas al dia. 

La diferencia está en cómo empleamos nuestro tiempo.. Ahí está la clave.

La técnica del Time Blocking

Para poder realizar una gestión del tiempo eficaz, os voy a hablar del TIME BLOCKING.

Esto es una herramienta que te ayudará a plasmar de forma muy gráfica en qué debes emplear tu tiempo a lo largo del dia, semanas o meses..

Se trata de crear un calendario semanal dividido en franjas horarias, en las que colocarás bloques de tiempo para tus cosas importantes y otros para cosas urgentes.

En las primeras horas del dia, debes colocar las cosas importantes.

Cosas como hacer un curso de algo que necesitas aprender para tu negocio, crear proyectos, presupuestos, etc.

Cuanto más temprano empieces con este bloque, mejor.

Es un momento del dia en el que no tendrás muchas interrupciones y en el que te encontrarás mas fresco.

Despues de ese bloque, tienes que hacer otro con las cosas urgentes.

(Atender a los clientes, por ejemplo.)

Esos bloques deben ser inquebrantables y respetados… Es decir, no moverlos para colocar otras cosas que vayan surgiendo a lo largo de la semana o del mismo dia incluso.

Si, ya sé que pensarás que esto que estoy diciendo es muy complicado de llevar a cabo en la vida real, pero eso es sólo una apreciación.

Habrá días que no podrás hacer esto a rajatabla, pero deberías poder cumplirlo en el 95% de las veces.

Poco a poco te acostumbrarás a manejar los asuntos y tratarlos en función a su importancia o urgencia..

Estos bloques no debes verlos como un algo cerrado, porque lógicamente, habrá diferentes niveles de importancia y urgencias,

Pero debes abordarlos siempre de mayor a menor intensidad.

Ejemplo de Gestión del Tiempo con Time Blocking

LUNES A VIERNES

De 6 a 8 Cosas Importantes: (Curso formativo, Presupuestos, mejoras en mi web, planificación de metas y objetivos…)

De 8 a 9 (Tiempo libre) (desayunar, niños al cole, etc)

De 9 a 14. Cosas Urgentes (atender a clientes, cumplir con las citas, etc) Por ese orden… Primero realizar trabajos, luego responder emails, mensajes y llamadas

De 14 a 16. (Tiempo libre) (Almorzar, recoger niños cole, descansar…)

De 16 a 17. Cosas Importantes (Busqueda de información, Brainstorming, Revisiones y Análisis de mi negocio)

De 17 a 20. Cosas Urgentes (Atender clientes, Desarrollar trabajos, Contestar emails) Por ese orden… Primero realizar trabajos, luego responder emails, mensajes y llamadas

En cada bloque debes asignar un orden y prioridad a los asuntos.

En el caso del bloque de Cosas urgentes, a la hora de atender a clientes, hazlo siempre dándole prioridad a los clientes más rentables para tu negocio…

Esto es así… Cuanto mejor sea el cliente, mayor prioridad y mejor debe ser tu atención.

Después de éstos, coloca a los que de vez en cuando te solicitan un trabajo.

Y por último, contesta los emails o las llamadas de los que van buscando información o algo de asesoramiento “Gratuito”.

Ojo!, esto no quiere decir que los menosprecies… Ni mucho menos!!

Ya sabes que debemos estar en la búsqueda constante de nuevos clientes, pero lo que está claro es que debes priorizar a un buen cliente, frente a otro que busca información y que será o no cliente…


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